Иногда необходимо отменить ранее согласованные документы, чтобы они потеряли свою юридическую силу. Это может произойти из-за обнаруженных ошибок, которые стали известны только после принятия документа. Также документ можно аннулировать по взаимному согласию сторон для пересмотра условий договора. В ЭДО.Поток появился новый функционал, позволяющий осуществлять аннулирование документов после подписания обеими сторонами или формирования уведомления о получении счета-фактуры.
Что такое аннулирование
Аннулирование – это процесс, при котором стороны согласованно признают документ недействительным. В случае бумажных документов достаточно уничтожить оба экземпляра или заключить соглашение о расторжении.
Электронный документ нельзя просто уничтожить, поэтому требуется согласование о его аннулировании. Согласно правилам РОСЭУ, любая из сторон может запросить аннулирование.
Процедура аннулирования предусматривает следующие шаги:
- Отправить второй стороне предложение об аннулировании документа (ПОА);
- При согласии контрагент подписывает ПОА и отправляет уведомление об аннулировании (УОП);
- Если контрагент не согласен, он направляет уведомление об уведомлении (УОУ) с указанием причин несогласия;
- Документ считается анн
- Когда соглашение вступило в силу после подписания обеими сторонами, необходимо сформировать документ:
- инициатор должен подать заявку;
- контрагент должен подтвердить операцию.
Используйте ЭДО через Диадок для удобства
Передавайте документы онлайн, избегая походов на почту.
Как отозвать документ в системе ЭДО Диадок
- при наличии электронной подписи;
- для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
- накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
- неформализованные документы с обеими подписями;
- неформализованные документы без запроса подписи получателя.
- Выберите нужный документ (или несколько).
- Кликните кнопку «Запросить отзыв».
- Появится поле для указания причины отзыва.
- Подтвердите операцию.
- Выберите и откройте нужный файл.
- Кликните «Отозвать».
- Выберите «Подписать и отправить контрагенту».
- Выберите документ.
- Нажмите «Отклонить».
- Откроется поле для описания причины и подтверждения отказа.
- даты исправления;
- ФИО сотрудников, вносивших исправления;
- подписей сотрудников.
- открыть Э
- выполняется команда «Не согласиться»;
- указывается причина;
- выполняется команда «Отклонить аннулирование».
Система автоматически создает соглашение об отзыве. Не требуется ручное заполнение образца, как при работе с бумажными документами.
Как запросить отзыв документа в Диадоке
Если кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, возможно, не выбран сертификат КЭП для подписи. Выберите сертификат и повторите процедуру.
Как подтвердить или отклонить отзыв
Контрагент получил запрос на отзыв документа через ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность действий.
Отзыв документа в режиме роуминга
Аннулирование электронного документа в роуминге может быть сложнее, чем при обмене между клиентами одного оператора ЭДО, так как не все операторы поддерживают эту функцию.
Если в системе нет кнопки «Отозвать» напротив документа, стороны должны решить внутри организации, как признать подписанные документы недействительными.
В практике часто возникают ситуации, когда в уже готовых и правильно подписанных документах учета обнаруживаются несоответствия, ошибки и неточности. Такие ситуации регулярно встречаются и в электронном документообороте. Исправление ошибок не всегда возможно без удаления всего документа.Часто такое происходит из-за ошибочной отправки документа неправильному партнеру или несколькократного оформления одного и того же факта хозяйственной жизни. В таких случаях требуется аннулировать неправильный документ юридически. Инициирует этот процесс сторона, обнаружившая ошибку.
Мы описали процедуру аннулирования первичных учетных документов в программе «1С:Бухгалтерия 8» (версия 3.0), независимо от того, кто инициирует этот процесс.
Основные аспекты аннулирования ЭПД
Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и пункту 19 Федеральных стандартов бухгалтерского учета 27/2021 (утвержденных приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н), исправление ЭПД возможно при условии указания:
В соответствии с пунктом 20 Федеральных стандартов бухгалтерского учета 27/2021, исправление ЭПД может осуществляться путем замены его на другой (исправленный) документ с указанием соответствующих реквизитов. Однако в таком случае новый ЭПД должен содержать отметку о том, что он заменяет исходный документ, и использование исходного документа без нового не допускается. Иногда необходимо полностью удалить документ, что часто случается, если документ был отправлен неправильному партнеру.
Юридический процесс признания документа ошибочным не регламентирован. В настоящее время нет нормативных актов, предусматривающих аннулирование такого документа.
В случае с бумажными вариантами существуют два варианта действий: партнеры составляют правильный документ, а ошибочный уничтожается; стороны составляют соглашение о недействительности и заключают новый документ, если планируют продолжить взаимодействие.
В электронном документообороте также возможны аналогичные действия. Физическое уничтожение ЭПД невозможно, поэтому предпочтительнее составить отдельный документ, подтверждающий согласие на аннулирование исходного документа. Таким образом, документ не удаляется, но признается недействительным юридически.
Сторона, обнаружившая ошибку, предлагает партнеру аннулировать документ через средства электронного документооборота. Если партнер не согласен, он имеет право отказаться от изменений. В этом случае исходный документ сохраняет свою юридическую значимость, и стороны разрешают вопрос с использованием существующих правовых механизмов.
Процесс аннулирования ЭПД по инициативе продавца
Для аннулирования неправильного документа оба партнера выполняют соответствующие команды в системе, однако инициативные действия осуществляет продавец.
Аннулирование ЭПД продавцом
Для аннулирования ЭПД из режима просмотра необходимо:
Система теперь предлагает покупателю отменить документ, указав причины. У продавца появляется статус-ссылка ожидания подтверждения (в разделе «Состояние ЭДО»). Если документ неверный, он автоматически перемещается в папку «На контроле».
Если покупатель соглашается на отмену, процедура завершается, документ становится недействительным. У продавца он удаляется из папки «На контроле», а статус-ссылка в «Состояние ЭДО» изменяется на «Аннулирован». Это предложение должно быть подписано обеими сторонами для признания его действительным, а первоначальный ЭПД — недействительным.
Если предложение отклонено, продавец получает уведомление о необходимости уточнения от покупателя. Доступ к нему возможен через разделы системы: «Администрирование» — «Сервис», «Руководителю» — «Сервис», «Продажи» — «Сервис».
В этом случае статус-ссылка у продавца становится «Завершен», что означает возврат документа в исходное состояние до начала процедуры аннулирования. Это подтверждает юридическую силу ЭПД. Уведомление содержит причину отклонения, которую можно увидеть в форме просмотра.
Аннулирование ЭПД покупателем
Покупателю предлагается аннулировать ошибочный документ. Он перемещается в папку «Аннулировать», и в «Состояние ЭДО» отображается статус-ссылка «Требуется подтвердить аннулирование».
Причина указывается в Предложении, доступном для просмотра. Продавец может выразить согласие или несогласие с предложением.
Если продавец соглашается, он выполняет команду «Согласиться». Статус-ссылка становится «Аннулирован», документ утрачивает юридическую силу, а в Предложении отображаются подписи и данные обеих сторон.
Система автоматически формирует «Уведомление об уточнении» с указанием причины несогласия. Этот документ подписывается ЭЦП и направляется второй стороне. В «Состояние ЭДО» появляется гиперссылка «Завершен», что указывает на действительность первичного документа.
- Когда соглашение вступило в силу после подписания обеими сторонами, необходимо сформировать документ: