Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни кто это и в чем его роль

Решение Первого арбитражного апелляционного суда от 15.09.2022 года № 01АП-6172/2022 по делу № А39-11203/2021
Вопрос: Взыскание задолженности по договору беспроцентного займа и судебные расходы.
Итог: Требование удовлетворено. Суд правомерно не принял в качестве доказательства копию универсального передаточного документа от 30.04.2019 года № 144, представленную ответчиком, в связи с выводом специалистов о неправильности подписи.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Руководство: Принципы оформления УПД в электронном виде
(КонсультантПлюс, 2024) с использованием квалифицированной электронной подписи ответственного за факт хозяйственной жизни (по УПД статуса «1»);

Вопрос: Кто должен подписывать строки 15 и 18 УПД и как доверить полномочия?
(Экспертная консультация, 2024) Строка 18 УПД требует указания должности, ФИО и подписи лица, отвечающего за правильное оформление факта хозяйственной жизни. Если это лицо, уполномоченное на совершение сделок от имени компании (строка 15), то в строке 18 достаточно указать должность и ФИО. Эти реквизиты являются обязательными по Закону № 402-ФЗ, Приложениям № 3 и № 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 года № ММВ-20-3/96@.

Сущность ФХЖ

ФХЖ, или «факт хозяйственной жизни», это основа бухгалтерского учета. Влияет на финансовое состояние и денежные потоки экономического субъекта.

Закон № 402-ФЗ (п. 8 ст. 3) даёт следующее определение:

«Факт хозяйственной жизни» — это сделка, событие или операция, которые влияют или могут повлиять на финансовое положение экономического субъекта, его финансовые результаты и (или) движение денежных средств.

Термин «хозяйственная жизнь» законодательно не определён.

Используйте бесплатные рекомендации экспертов КонсультантПлюс для организации внутреннего контроля за ФХЖ в вашей компании.

Обязанности ответственного за оформление ФХЖ

Получив документ, уполномоченное лицо проверяет:

Номер и дату документа;
Наименование сторон сделки и их реквизиты;
Список товаров или услуг, их цены и стоимость, сумму НДС или отметку об отсутствии НДС;
Подписи и печати (при наличии) сторон.

После проверки правильности документа ответственный сотрудник передает его бухгалтеру в установленные сроки для отражения ФХЖ в учете, согласно внутренним правилам предприятия.

Иногда бухгалтеру требуются подписи там, где он не должен их ставить или не считает нужным это делать. Как вы поступаете в таких ситуациях? Доходит ли дело до служебных записок руководству?

Кто имеет право ставить подписи в УПД?

Подписи в УПД обязательны и являются неотъемлемой частью документа. Без них УПД может быть признан недействительным. Этот материал расскажет, кто и как ставит подписи в УПД.

Вам помогут документы и бланки: используйте наш конструктор.

Цель создания УПД
Основные данные, необходимые для УПД
Процедура и лица, уполномоченные на подписание УПД
Применение печати в УПД
Выводы и общие положения

Необходимые данные для УПД

Составление УПД включает в себя обязательный перечень данных, предписанный законодательством. Приведем основные положения:

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, первичный учетный документ, который фиксирует финансово-хозяйственную деятельность, должен содержать следующие сведения:
- название документа;
- дата составления;
- наименование организации или Ф. И. О. предпринимателя, участвующего в сделке;
- содержание операции;
- сумма операции в денежном или натуральном выражении, с указанием единиц измерения;
- должность лица, ответственного за совершение операции и порядок оформления документа, либо данные о другом лице, ответственном за оформление документа, если таковое имеется;
- подписи и идентификационные данные лиц, упомянутых в предыдущем пункте.
- Согласно статьям 252 и 313 Налогового кодекса Российской Федерации, для включения объектов в налоговый учет и целей налогообложения прибылью налогоплательщики обязаны подтверждать факты хозяйственной деятельности первичными учетными документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства.
- Согласно статье 169 Налогового кодекса Российской Федерации, основанием для включения в налоговый учет сумм НДС является счет-фактура. В случае с УПД также может допускаться включение в налоговый учет по НДС, если он содержит все необходимые реквизиты счета-фактуры, что подтверждается письмами ФНС.
УПД может использоваться как заменитель комплекта документов или как самостоятельный первичный документ, особенно в случае специальных режимов.
- 1 — УПД используется как комплект документов, включая счет-фактуру.
- 2 — УПД используется как первичный учетный документ. В этом случае некоторые поля, связанные с счетом-фактурой, могут оставаться не заполненными (например, «налоговая ставка» (гр. 7), «код и наименование страны происхождения товара» (гр. 10, 10а), «регистрационный номер таможенной декларации» (гр. 11)).
Вопросы принятия к вычету НДС
В разделе 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» требуется указать подпись лица, наделенного контрольными функциями по документообороту события, отраженного в УПД. Это может быть:
Лицо, имеющее полномочия по совершению сделки (например, поставщик товаров). В этом случае данные в строке 13 должны совпадать с данными в строке 10. Здесь достаточно указать данные ответственного лица без повторения подписи.
Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. В этом случае данные в строке 13 должны совпадать с подписью руководителя или главного бухгалтера. Здесь также можно ограничиться указанием должности и Ф. И. О. без повторения подписи.
Другое лицо, назначенное внутренними документами организации. В строке 13 необходимо указать должность, Ф. И. О. и подпись. В некоторых случаях за правильность оформления и документирования определенных видов хозяйственных операций могут отвечать несколько лиц, поэтому может потребоваться добавление дополнительных строк в УПД, например, 13а, для учета всех необходимых подписей.

Правила подписания УПД обеими сторонами сделки разъяснены экспертами КонсультантПлюс в следующих деталях:

Если вам требуется доступ к системе, вы можете получить бесплатный онлайн-доступ на пробный период.

Как добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры в УПД, подробно рассказано в данной публикации.

Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД предусмотрены строки 15 и 18.

В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» указывается фактический получатель предмета сделки. Полномочия подписывающего лица определяются в соответствии с положениями ГК РФ:
Это может быть сам покупатель через свое ответственное лицо.
Это может быть грузополучатель, указанный в договоре или соответствующих распорядительных документах (см. ст. 509 ГК РФ). В этом случае в строке 15 УПД подписывает представитель грузополучателя.
В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны покупателя подписывается лицо, аналогично определенное у продавца. Отличие состоит в том, что в данном случае подписывает представитель покупателя. Кроме того, возможно наличие нескольких таких лиц, что предполагает использование дополнительных строк (например, 18а, 18б и так далее).

Законные требования к главному бухгалтеру

необходимость правильного оформления документации о хозяйственной деятельности;
обязательность предоставления первичных и прочих документов для ведения бухгалтерского учета.

В случае отсутствия главного бухгалтера в организации, данные нормы распространяются на должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета, или на лицо, заключившее договор на предоставление услуг по учету.

Таким образом, требования, предъявляемые к главному бухгалтеру, являются обязательными для всех сотрудников организации, включая и директора.

Как разрешить спорные вопросы?

Если возникают разногласия между руководством организации и главным бухгалтером, последний обязан учесть информацию, содержащуюся в спорных первичных документах, при наличии письменного распоряжения от руководителя, который несет полную ответственность за вынесенное им распоряжение.

В случае возражений главного бухгалтера по поводу включения определенного факта в учет, он освобождается от ответственности в соответствии с законодательством.

Злоупотребление подложными документами является уголовно наказуемым деянием. Наказание может включать штраф, исправительные работы или арест.

Фиктивные сделки и бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет не может включать документы, подтверждающие несуществующие факты хозяйственной жизни, включая основанные на фиктивных сделках (см. ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Примером фиктивной сделки может служить ситуация, когда компания, имеющая задолженность перед банком, заключает сделку на поставку товаров, которые фактически не используются в ее операционной деятельности, с целью манипуляции финансовым положением и инициирования процедуры банкротства.

по условиям сделки товар поставляется только после предварительной оплаты;
цена продукции определяется согласно документам о поставке;
продукция поставляется в количестве, соответствующем оплаченной сумме;
последующие поставки осуществляются только после полной оплаты предыдущих.

Такие сделки не создают реальных экономических последствий и могут быть признаны недействительными в судебном порядке.

Не относятся к фиктивным объектам учета резервы и фонды, предусмотренные законодательством, а также расходы, связанные с их формированием.

Притворные объекты учета представляют собой объекты, зарегистрированные в учете вместо других с целью скрыть истинное положение дел, включая притворные сделки.

Коллекция ключевых документов, касающихся оформления факта хозяйственной жизни и связанных с ним нормативно-правовых актов, статей экспертов и многое другое.

Практика судебных решений