Электронная почта – основной канал делового общения, который используется в образовательных целях, в работе и в взаимодействии с организациями. Написание электронных писем требует особого внимания, так как оно лишено возможности мгновенной реакции и непосредственного контакта с собеседником. Поэтому важно придерживаться формального и уважительного тона, а также выражать свои мысли четко и грамотно. Что еще стоит учитывать при написании e-mail?
Определите краткими словами суть письма: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Такое формулирование поможет избежать потери письма среди множества других сообщений, которые получают ваши адресаты. Также важно указывать тему письма понятным образом, чтобы получатель мог безопасно открывать ваше сообщение и избежать его удаления без прочтения.
Важно подобрать форму приветствия в зависимости от контекста:
Здравствуйте, Иван Николаевич! Варвара, добрый день! Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где может использоваться восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить с новой строки с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» неудачно для деловой переписки, так как родительный падеж применим для прощания, например: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Поэтому в любой ситуации и в любое время подходит простое «Здравствуйте!»
В деловой переписке не стоит начинать с длинных вступлений, сложных конструкций и обсуждений, не связанных с рабочим процессом. В первом абзаце следует четко сформулировать главную мысль, а в последующих – привести аргументы и объяснения. Вопросы и просьбы также следует формулировать четко и указывать желаемый срок ответа.
Здравствуйте, Иван Николаевич! Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет занятий.
- Студия в это время свободна, качество связи и звука будет хорошим.
- Представители работодателей уже согласовали свое участие.
Просьба ответить до вторника, чтобы все могли подготовиться. С уважением, Иван Павлов.
Избегайте смешивания шрифтов, использования смайликов, различных форматов и цветов в письмах. Если нужно передать много информации, лучше прикрепить файл с деталями и кратко описать основные моменты в тексте письма. Если вы планируете обсуждать несколько разных вопросов, для каждого следует написать отдельное письмо с соответствующей темой для удобства последующего поиска.
Прикрепляемые файлы также следует называть понятно:
Название файла и темы письма должны быть понятными для всех участников переписки. Например, «Домашнее задание 5 – Петрова». Кроме того, имя вашего почтового ящика для деловой переписки лучше выбирать четким и нейтральным, используя свою фамилию и имя, например, mariapetrova@, что выглядит более профессионально, чем masha98@.
Просто и правильно – указать свое имя и фамилию. В зависимости от ситуации можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, уточните у коллег, принято ли в вашей компании указывать дополнительные контактные данные, например, номер телефона.
Иван Павлов, староста 203 группы.
Варвара Кузнецова, стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32.
Необходимо ли включать фразу «С уважением, Иван Павлов» в конец письма? Некоторые специалисты считают, что уважение к получателю проявляется не столько формулой обращения, сколько правильной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками. Однако в общении с преподавателями и старшими коллегами такой штамп не будет излишним.
Перечитайте ваше сообщение перед отправкой, убедитесь в отсутствии ошибок и прикреплении необходимых файлов. Отправка писем рекомендуется в рабочее время, и желательно избегать поздних вечерних часов, чтобы не нарушить покой получателя.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете заслужить репутацию человека, с которым приятно иметь дела.
Для дополнительной информации ознакомьтесь с документом КонсультантПлюс: ГОСТ Р 7.0.97-2016, национальный стандарт Российской Федерации по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительная документация и требования к оформлению документов.
- #онлайн-обучение
- #какписать
- #деловойэтикет
- #деловаякоммуникация
- Как составлять учебные и научные работы
- Принципы составления конспектов: основные аспекты
Как писать электронные письма по всем правилам бизнес-коммуникации?
Электронная почта – основной канал делового общения, который используется в образовательных целях, в работе и в взаимодействии с организациями. Написание электронных писем требует особого внимания, так как оно лишено возможности мгновенной реакции и непосредственного контакта с собеседником. Поэтому важно придерживаться формального и уважительного тона, а также выражать свои мысли четко и грамотно. Что еще стоит учитывать при написании e-mail?
Определите краткими словами суть письма: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».
Такое формулирование поможет избежать потери письма среди множества других сообщений, которые получают ваши адресаты. Также важно указывать тему письма понятным образом, чтобы получатель мог безопасно открывать ваше сообщение и избежать его удаления без прочтения.
Важно подобрать форму приветствия в зависимости от контекста:
Здравствуйте, Иван Николаевич! Варвара, добрый день! Вася, привет!
Приветствие – единственное место в деловом письме, где может использоваться восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить с новой строки с маленькой буквы:
Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.
Приветствие «Доброго времени суток!» неудачно для деловой переписки, так как родительный падеж применим для прощания, например: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»
Поэтому в любой ситуации и в любое время подходит простое «Здравствуйте!»
В деловой переписке не стоит начинать с длинных вступлений, сложных конструкций и обсуждений, не связанных с рабочим процессом. В первом абзаце следует четко сформулировать главную мысль, а в последующих – привести аргументы и объяснения. Вопросы и просьбы также следует формулировать четко и указывать желаемый срок ответа.
Здравствуйте, Иван Николаевич! Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.
- У студентов нет занятий.
- Студия в это время свободна, качество связи и звука будет хорошим.
- Представители работодателей уже согласовали свое участие.
Просьба ответить до вторника, чтобы все могли подготовиться. С уважением, Иван Павлов.
Избегайте смешивания шрифтов, использования смайликов, различных форматов и цветов в письмах. Если нужно передать много информации, лучше прикрепить файл с деталями и кратко описать основные моменты в тексте письма. Если вы планируете обсуждать несколько разных вопросов, для каждого следует написать отдельное письмо с соответствующей темой для удобства последующего поиска.
Прикрепляемые файлы также следует называть понятно:
Название файла и темы письма должны быть понятными для всех участников переписки. Например, «Домашнее задание 5 – Петрова». Кроме того, имя вашего почтового ящика для деловой переписки лучше выбирать четким и нейтральным, используя свою фамилию и имя, например, mariapetrova@, что выглядит более профессионально, чем masha98@.
Просто и правильно – указать свое имя и фамилию. В зависимости от ситуации можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, уточните у коллег, принято ли в вашей компании указывать дополнительные контактные данные, например, номер телефона.
Иван Павлов, староста 203 группы.
Варвара Кузнецова, стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32.
Необходимо ли включать фразу «С уважением, Иван Павлов» в конец письма? Некоторые специалисты считают, что уважение к получателю проявляется не столько формулой обращения, сколько правильной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками. Однако в общении с преподавателями и старшими коллегами такой штамп не будет излишним.
Перечитайте ваше сообщение перед отправкой, убедитесь в отсутствии ошибок и прикреплении необходимых файлов. Отправка писем рекомендуется в рабочее время, и желательно избегать поздних вечерних часов, чтобы не нарушить покой получателя.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете заслужить репутацию человека, с которым приятно иметь дела.
Для дополнительной информации ознакомьтесь с документом КонсультантПлюс: ГОСТ Р 7.0.97-2016, национальный стандарт Российской Федерации по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительная документация и требования к оформлению документов.