Как долго следует хранить в организации договоры об оказании услуг, заключенные с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также акты сдачи-приемки услуг, соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и банковские выписки?
После изучения вопроса был сделан следующий вывод:
В общем случае договоры об оказании услуг, заключенные между юридическими лицами, должны храниться в организации не менее пяти лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему, а также после года, в который они использовались для составления последней бухгалтерской (финансовой) отчетности. Для определенных видов договоров оказания услуг установлены специальные сроки хранения.
Акты сдачи-приемки услуг должны храниться не менее пяти лет после отчетного года.
Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации должны храниться в организации в течение трех лет после истечения срока, в течение которого информация не подлежит разглашению.
Банковские выписки сохраняются в течение пяти лет; в случае возникновения споров или разногласий такие выписки должны храниться до решения по делу.
Согласно п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон N 14-ФЗ), общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, уставом общества, его внутренними документами, решениями общего собрания участников, совета директоров и исполнительных органов общества.
Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в который они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ).
Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и чч. 1 и 1.1 ст. 23 этого закона.
С 18 февраля 2020 года такие сроки устанавливаются Перечнем*(1), утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень N 236), а также иными нормативными актами. В соответствии со ст. 11 Перечня N 236 договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня N 236, а также документы (акты, протоколы разногласий) к ним должны храниться 5 лет после истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему. После истечения указанных сроков документы могут быть отобраны на постоянное хранение экспертной комиссией.
В Перечне N 236 не упоминаются договоры оказания услуг между организациями и индивидуальными предпринимателями. Однако согласно статьям 65, 285, 541, 580 Перечня N 236, услуги по добровольному подтверждению соответствия, аудиторские, коммунальные и охранные услуги должны храниться в течение пяти лет. Различаются лишь начальные моменты исчисления этого срока и некоторые особенности.
Прочие договоры оказания услуг с организациями и индивидуальными предпринимателями должны храниться не менее пяти лет после окончания срока действия, прекращения обязательств по договору и после последнего использования для бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это условие применимо ко всем договорам оказания услуг.
Акты сдачи-приемки услуг как первичные учетные документы должны храниться не менее пяти лет после отчетного года в соответствии с ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, независимо от связанного с ними договора оказания услуг, включенного в Перечень N 236 или нет.
Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации должны храниться в течение трех лет после окончания срока неразглашения, установленного соглашением (договором) (ст. 166 Перечня N 236).
Банковские выписки сохраняются в течение пяти лет при наличии проверки; в случае споров они хранятся до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня N 236).
Сроки хранения архивных документов начинаются с 1 января следующего за годом, в котором они были завершены. Временные сроки хранения реестров, книг и журналов исчисляются также с 1 января следующего за годом, в котором завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции по применению Перечня N 236).
Определение возможности уничтожения конкретных договоров и документов зависит от фактических обстоятельств, не только от даты их прекращения. Ответ на вопрос о том, какие документы можно уничтожить в 2021 году, требует учета всех существенных аспектов.
Рекомендуем также изучить информацию в:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
*(1) Полное наименование документа: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
*(2) Относительно случаев, когда срок не определен договором, рекомендуем ознакомиться с материалом компании ГАРАНТ.
— Вопрос: Некоторые договоры с контрагентами содержат условия о конфиденциальности, включая приложения и другие документы, их касающиеся, запрещая их разглашение без согласия стороны. Но что происходит, если срок действия договора определяется только как «до полного и надлежащего исполнения сторонами их обязательств по договору»? Имеется ли право контрагента на предъявление штрафных санкций, если копии договора и актов приемки будут представлены в рамках конкурсной заявки, подтверждающей опыт (см. конкурсную документацию по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2018 г.).
*(3) Например: если договор об оказании услуг истек и был расторгнут или исполнен иным образом в 2014 году, но был использован для составления отчетности в 2016 году, то такой договор и акт приемки могут быть уничтожены не ранее 2022 года.
Ознакомьтесь с актуальной версией документа прямо сейчас.
Если вы используете интернет-версию системы ГАРАНТ, вы можете просмотреть данный документ немедленно или запросить его через Горячую линию системы.
Подробнее о Правовой поддержке компании «Гарант»
Введены новые сроки хранения документов
26.02.2020 печать С 18 февраля 2020 года вступили в силу новые сроки хранения документов организации.
В приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 опубликован список типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Предыдущий перечень, утвержденный приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, затрагивающие работу бухгалтера, приведены в таблице.
Имеется более новая статья по теме: Сроки хранения документов по учету и налогам
| Документ | Срок хранения | Как было | Статья Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|---|---|---|---|
| Договоры и соглашения | |||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества |
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет 5 лет |
Постоянно | 94 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества
Фотографии для этой статьи взяты с ресурса freepik.com. Согласно законодательству Российской Федерации об архивном деле (п. 25 постановления Правительства от 11.05.2023 № 736, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), договоры на предоставление платных медицинских услуг должны храниться в течение 5 лет. Требование о хранении договоров в течение пяти лет также содержится в новом приказе Минздрава от 03.08.2023 № 408 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства здравоохранения Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Бесплатные вебинары с баллами НМО для руководителей медицинских организаций Маркировка лекарств и медизделий: точки контроля для главврача по последним изменениям 11 июня 2024 Аттестация на квалификационную категорию: новые правила и возможности для врачей 18 июля 2024 Курсы с баллами НМО
Контроль
Новое в работе
Курсы с баллами НМО
Наши продуктыСтатьи по теме в журнале «Здравоохранение»
| |||